Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Postadres-KvK.nl is een dienst van HDG Offices B.V., gevestigd aan Geurdeland 17 G, 6673 DR Andelst en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90961986. Voor vragen over privacy kunt u e-mailen naar info@postadres-kvk.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u contact opneemt, een aanvraag doet of klant wordt, kunnen wij onder meer uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adresgegevens, ondernemingsgegevens, rechtsvorm, handelsnamen, KvK-nummer, betaalgegevens, correspondentie en gegevens over de gewenste dienstverlening verwerken.

Voor de uitvoering van een overeenkomst en het naleven van wettelijke verplichtingen kunnen aanvullende identificatie- of verificatiegegevens nodig zijn. Deel gevoelige documenten uitsluitend via de route die onze collega’s met u afspreken. Het openbare contactformulier bevat geen uploadmogelijkheid.

3. Waarom gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om contact op te nemen naar aanleiding van uw verzoek, een kennismakingsgesprek te voeren, een aanvraag en adresbehoefte te beoordelen, een huurovereenkomst voor te bereiden en uit te voeren, betalingen te verwerken, zakelijke post aan de juiste klant te koppelen en digitale scans beschikbaar te maken.

Daarnaast kunnen gegevens nodig zijn voor klantenservice, beveiliging, fraudepreventie, administratie, het oplossen van klachten en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens omdat dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor stappen die u voorafgaand aan een overeenkomst vraagt. Ook kunnen wij gegevens verwerken op basis van een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, bedrijfsadministratie en het voorkomen van misbruik.

5. Contactformulier en e-mail

Via het contactformulier vragen wij om naam, telefoonnummer, e-mailadres, onderwerp en eventueel een toelichting. Deze gegevens worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden en een kennismaking te plannen. Formulierberichten worden verzonden naar info@postadres-kvk.nl en als kopie naar info@zakelijkinschrijfadres.nl, zodat bevoegde collega’s de aanvraag kunnen opvolgen.

Technische logbestanden registreren alleen beperkte informatie die nodig is om verzending en beveiliging te controleren. Wachtwoorden, API-sleutels en volledige formulierinhoud horen niet in openbare logs te worden opgenomen.

6. Postverwerking

Wanneer u klant bent, verwerken wij de adressering en inhoud van ontvangen zakelijke correspondentie voor zover dit nodig is om de post aan uw onderneming te koppelen en digitaal aan u beschikbaar te stellen. Toegang wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze werkzaamheden uitvoeren.

U blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig bekijken, bewaren en opvolgen van de ontvangen scans. Deel alleen toegang met personen die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij kunnen gegevens delen met hosting-, e-mail-, betaal-, administratie-, identificatie-, beveiligings- en andere dienstverleners die voor HDG Offices B.V. werkzaamheden uitvoeren. Waar nodig maken wij afspraken over vertrouwelijkheid en verwerking. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting, bevoegd bevel of gerechtvaardigde rechtsvordering dit vereist.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Contactaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden worden verwijderd wanneer zij niet langer nodig zijn voor opvolging. Contract-, factuur- en administratieve gegevens kunnen langer worden bewaard vanwege wettelijke bewaartermijnen of het behandelen van mogelijke geschillen.

9. Cookies en technische gegevens

De website gebruikt noodzakelijke technische middelen om pagina’s, formulieren en beveiliging te laten functioneren. Indien later analytische of marketingcookies worden toegevoegd, wordt de informatie hierover en waar nodig een toestemmingskeuze aangepast. U kunt cookies via uw browser verwijderen of blokkeren, al kunnen noodzakelijke functies dan minder goed werken.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en wijziging. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, beveiligde serverconfiguratie en het afschermen van configuratie- en logbestanden.

Geen enkele methode is volledig risicoloos. Neem bij een vermoeden van misbruik of een beveiligingsincident zo snel mogelijk contact op via info@postadres-kvk.nl.

11. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar of gegevensoverdracht. Ook kunt u een gegeven toestemming intrekken. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

Stuur uw verzoek naar info@postadres-kvk.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Externe websites en wijzigingen

Deze website bevat links naar externe websites. HDG Offices B.V. is niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid of inhoud. Lees de privacyverklaring van de betreffende website voordat u daar gegevens verstrekt.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De nieuwste versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.